Términos de servicio

1. Quiénes somos y qué es esto

[Razón social], NIT [NIT], domicilio en [dirección completa], Medellín, Colombia («Pidi»), pone a disposición una plataforma en la nube para que barberías, salones, spas y negocios similares gestionen citas, equipo, punto de venta, tienda y su canal de WhatsApp.

Al crear una cuenta, usar la plataforma o reservar a través de la página de un comercio, aceptas estos términos. Si no estás de acuerdo, no uses el servicio.

2. La relación es entre el cliente y el comercio

Las páginas públicas de reservas y pedidos pertenecen a cada comercio. La relación de consumo es directamente entre el cliente final y el comercio: el servicio prestado, el producto entregado, los precios, la calidad, las garantías, los reembolsos y la atención son responsabilidad suya.

Pidi no es parte de esa relación, no presta los servicios de belleza, no vende los productos y no recibe el dinero de esas operaciones: los pagos online se procesan por la pasarela con la cuenta propia de cada comercio y el dinero llega al comercio. Para cualquier gestión sobre una reserva, un pedido o un reembolso, la contraparte es el comercio, por los canales que aparecen en su página.

3. Cuenta y acceso (comercios)

El acceso es personal. Eres responsable de la confidencialidad de tus credenciales y de todo lo que ocurra bajo tu cuenta, incluidas las acciones de las personas a las que des acceso. Avísanos de inmediato a infraestructura@pidi.app ante cualquier uso no autorizado.

Cada colaborador que vincula su WhatsApp lo hace con un código personal y temporal. Vincular a alguien implica darle acceso a información del negocio: es decisión del comercio y su responsabilidad revocarla cuando esa persona deja de trabajar allí.

4. Prueba gratuita, planes y facturación (comercios)

La prueba gratuita empieza a contar con la primera reserva recibida, no con el registro, y dura el número de días indicado en la página de precios al momento de contratar. No se solicita tarjeta para iniciarla.

El plan se cobra por sede, en el ciclo mensual o anual que elijas, por anticipado. Los colaboradores por encima de los incluidos en el plan se facturan según la tarifa vigente. Los impuestos aplicables se liquidan conforme a la ley del país de facturación.

Puedes cancelar cuando quieras desde el panel; el acceso continúa hasta el final del período ya pagado y no se generan cobros posteriores. Los períodos ya transcurridos no se reembolsan, salvo que la ley lo imponga.

Si modificamos los precios, te lo comunicaremos con treinta (30) días de antelación al inicio de tu siguiente período. Si no estás de acuerdo, puedes cancelar antes de que apliquen.

Comisiones. Pidi no cobra comisión por cita ni por venta. La pasarela de pagos cobra la suya según el contrato que el comercio tiene con ella, y su devolución en caso de anulación o reembolso depende de sus políticas.

5. Obligaciones del comercio sobre los datos de sus clientes

Esta cláusula es la más importante del documento para un comercio. Frente a los datos de tus clientes, tú eres el Responsable del tratamiento y Pidi es Encargado: nosotros tratamos esos datos siguiendo tus instrucciones y para prestarte el servicio. Al usar la plataforma te obligas a:

• Obtener la autorización previa, expresa e informada de cada titular, en los términos de la Ley 1581 de 2012, antes de cargar sus datos o de escribirle por el canal.
• Tener una política de tratamiento propia y ponerla a disposición de tus clientes.
• No registrar datos sensibles —de salud, entre otros— en campos de texto libre sin haber obtenido la autorización explícita del titular, informándole que no está obligado a darla. Si decides registrarlos, esa autorización y sus consecuencias son tuyas.
• Atender las solicitudes de habeas data de tus clientes en los plazos de ley, y darnos las instrucciones necesarias cuando requieran una acción de nuestra parte.
• No usar el canal de WhatsApp para listas compradas, mensajes no solicitados ni contactos sin autorización vigente.
• Mantener actualizada la información de tu negocio, tus precios y tu política de cancelación, que es lo que la plataforma le muestra y le aplica a tu cliente.

Pidi puede suspender el canal o la cuenta de un comercio que incumpla estas obligaciones, cuando el incumplimiento ponga en riesgo a los titulares, la reputación del número o la continuidad del servicio para los demás comercios.

6. Inteligencia artificial: qué hace y qué no

Parte del servicio funciona con modelos de inteligencia artificial que atienden el chat, ejecutan acciones sobre la agenda y la caja, y producen análisis del negocio. El detalle del tratamiento de datos está en la política de tratamiento, cláusula 6. En lo contractual:

• El asistente es una herramienta, no un asesor. Sus análisis, proyecciones y sugerencias son insumos para tu decisión y no constituyen asesoría contable, tributaria, financiera, jurídica ni médica. La decisión y sus consecuencias son tuyas.
• Puede equivocarse. No garantizamos que sus respuestas sean completas o exactas en todos los casos. Las acciones que modifican tu operación quedan registradas y son reversibles desde el panel, y su resultado lo informa el sistema a partir de lo que efectivamente ocurrió.
• Las acciones irreversibles exigen confirmación del titular o del usuario del panel. El modelo las propone; no las cierra por su cuenta.
• Puedes desactivarlo. El comercio puede apagar el asistente y operar manualmente, y cualquier persona que hable por el chat puede pedir que la atienda alguien del negocio.
• No se usa para decisiones sobre personas con efectos jurídicos: ni acceso a crédito, ni empleo, ni seguros, ni perfilamiento con esos fines.

7. Canal de WhatsApp

El canal opera sobre el número del propio comercio, conectado por él a la plataforma de WhatsApp Business. El comercio conserva el uso de ese número en su teléfono.

• Los mensajes se envían sólo a quien autorizó recibirlos. Responder BAJA revoca la autorización de inmediato y bloquea todos los envíos.
• Las comunicaciones comerciales o promocionales exigen una autorización adicional y separada de la operativa, y se envían respetando las reglas aplicables al contacto con consumidores.
• El funcionamiento depende de Meta Platforms y de las reglas de WhatsApp Business, incluidas sus ventanas de mensajería, la aprobación de plantillas y sus límites de envío. Pidi no controla esas reglas y no responde por interrupciones, bloqueos o cambios de política impuestos por Meta o por el operador del canal.
• El comercio es responsable del contenido que envía y de la calidad del uso de su número.

8. Reservas y anticipos (clientes finales)

Algunos servicios exigen un anticipo para confirmar la cita. Al iniciar la reserva el cupo queda retenido quince (15) minutos: si el anticipo no se paga en ese tiempo, el cupo se libera y la cita no queda agendada. La cita queda confirmada únicamente cuando la pasarela aprueba el pago, y en ese momento recibes la confirmación. El saldo restante se paga en el local.

9. Pedidos de productos (clientes finales)

Los pedidos online se pagan por la pasarela y se recogen en el local. Al crear el pedido el inventario queda reservado quince (15) minutos: si el pago no se completa, el pedido se cancela y el inventario se libera. El comprobante y el estado llegan al correo indicado en el checkout.

10. Cancelaciones y reembolsos (clientes finales)

Cada comercio define su política de cancelación e inasistencia, y esa política se te muestra antes de que confirmes. Cuando corresponde un reembolso de un pago online, lo procesa el comercio por la pasarela y el monto es el valor efectivamente pagado:

• Si la transacción aún no ha sido liquidada (típicamente el mismo día del pago), la anulación es inmediata y el cargo se reversa; verse reflejado depende de tu banco y puede tardar entre 1 y 10 días hábiles.
• Si ya fue liquidada, el comercio inicia la devolución desde su cuenta de la pasarela y el tiempo de abono depende de la pasarela y de tu banco (usualmente 5 a 10 días hábiles).
• El comercio puede ofrecerte, de común acuerdo, reagendar o dejar el valor como saldo a favor.

Nada de lo anterior limita los derechos que te reconoce el Estatuto del Consumidor (Ley 1480 de 2011) frente al comercio.

11. Uso aceptable

No puedes usar Pidi para:

• Actividades ilegales o que infrinjan derechos de terceros.
• Enviar mensajes masivos no solicitados, ni cargar listas de contactos sin autorización.
• Intentar acceder a datos de otro comercio, vulnerar los controles de acceso, o extraer información de forma automatizada y masiva.
• Introducir instrucciones dirigidas a manipular el asistente para que revele información ajena o ejecute acciones no autorizadas.
• Revender o sublicenciar la plataforma sin autorización escrita.

12. Disponibilidad y límite de responsabilidad

Trabajamos para mantener el servicio disponible y con copias de respaldo, pero no garantizamos una disponibilidad ininterrumpida ni libre de errores. Puede haber mantenimientos programados, que anunciaremos cuando sea posible, e interrupciones causadas por terceros de los que depende el servicio (proveedores de infraestructura, pasarela, Meta u operadores).

En la medida en que lo permita la ley colombiana, la responsabilidad total de Pidi frente al comercio por cualquier reclamación relacionada con el servicio está limitada a las sumas efectivamente pagadas por ese comercio en los doce (12) meses anteriores al hecho que la origina. No respondemos por lucro cesante, pérdida de clientela, daños indirectos ni por el contenido que el comercio cargue.

Este límite no aplica en los casos en que la ley no admite limitación: dolo, culpa grave, daños a la vida o integridad de las personas, ni frente a los derechos irrenunciables del consumidor.

13. Indemnidad (comercios)

El comercio mantendrá indemne a Pidi frente a reclamaciones de terceros —incluidos sus propios clientes y las autoridades— que deriven de: el contenido que cargue, la falta de autorización para tratar los datos de sus clientes, el registro de datos sensibles sin la autorización explícita exigida, el uso del canal de WhatsApp para mensajes no autorizados, o el incumplimiento de sus obligaciones como Responsable del tratamiento.

14. Propiedad intelectual y tus datos

La plataforma, su software, su marca y su diseño son de Pidi. El comercio recibe una licencia de uso limitada, no exclusiva e intransferible mientras dure la suscripción.

Los datos del comercio son del comercio. Pidi no adquiere derechos sobre ellos, no los vende y no los usa para finalidades propias distintas de prestar el servicio. Puedes exportarlos en cualquier momento desde el panel, y durante los treinta (30) días siguientes a la terminación mantendremos disponible la exportación antes de proceder a su supresión o anonimización, con las excepciones de conservación legal indicadas en la política de tratamiento.

15. Suspensión y terminación

Podemos suspender o terminar el acceso, con aviso previo salvo urgencia, cuando exista mora en el pago, un uso que infrinja la cláusula 11, un riesgo de seguridad, o una orden de autoridad competente. Cuando la causa sea subsanable, indicaremos qué debe corregirse y en qué plazo.

16. Cambios en estos términos

Podemos modificarlos. Los cambios sustanciales se comunicarán por correo o dentro del producto con quince (15) días de antelación a su entrada en vigor. Continuar usando el servicio después de esa fecha implica aceptarlos; si no estás de acuerdo, puedes cancelar sin penalidad.

17. Ley aplicable y solución de controversias

Estos términos se rigen por las leyes de la República de Colombia. Las partes procurarán resolver de buena fe cualquier diferencia mediante acercamiento directo dentro de los treinta (30) días siguientes a la comunicación escrita. De no lograrse, la controversia se someterá a los jueces competentes de la ciudad de Medellín, sin perjuicio de los fueros que la ley reconoce al consumidor y de las competencias de la Superintendencia de Industria y Comercio.